UBND xã Ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND xã Cẩm Xuyên với các nội dung cơ bản sau:
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND xã Cẩm Xuyên.
2. Đối tượng điều chỉnh: Công chức, người lao động làm việc tại Văn phòng HĐND-UBND xã Cẩm Xuyên và các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.
Điều 2. Vị trí, chức năng
1. Văn phòng HĐND và UBND cấp xã là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân cấp xã, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực Văn phòng của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Văn phòng HĐND và UBND cấp xã có chức năng tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: chương trình, kế hoạch công tác của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; tham mưu hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân; công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin, bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiện công tác quản trị nội bộ của Văn phòng.
3. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý nhà nước về: xây dựng pháp luật; tổ chức thi hành pháp luật; hành chính tư pháp; bổ trợ tư pháp và các công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật do Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thực hiện.
4. Văn phòng HĐND và UBND cấp xã thực hiện chức năng tham mưu về lĩnh vực đối ngoại và các lĩnh vực khác theo quy định của Trung ương, của tỉnh và hướng dẫn của Sở Tư pháp, Sở Ngoại vụ.
Điều 3. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Tham mưu Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã xây dựng và tổ chức thực hiện, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện: các chương trình, kế hoạch công tác của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã; các văn bản pháp luật của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã.
2. Trình Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành: Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã; quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND cấp xã.
3. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung phục vụ các kỳ họp, cuộc họp của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã. Theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện Quy chế làm việc của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã.
4. Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân dân, đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã trong hoạt động giám sát; phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã tiếp xúc cử tri; phối hợp các Ban Hội đồng nhân dân giúp Thường trực Hội đồng nhân dân cấp xã tổng hợp ý kiến, kiến nghị của Nhân dân, gửi đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
5. Cung cấp thông tin và những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Hội đồng nhân dân cấp xã. Phối hợp trong công tác tham mưu và phục vụ hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh, các Ban Hội đồng nhân dân tỉnh tổ chức tiếp xúc cử tri, giao ban, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ.
6. Chủ trì, phối hợp hoặc đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc tham mưu các đề án, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác do Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã; việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác của các phòng, đơn vị, đảm bảo chất lượng và tiến độ đề ra.
7. Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch và các quy định pháp luật khác có liên quan do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt.
8. Tiếp nhận, xử lý, trình Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân giải quyết những văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình.
9. Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan theo quy định của pháp luật; phát hành, quản lý, đôn đốc, theo dõi tình hình kết quả thực hiện văn bản của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã; tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan theo đúng quy định. Kiểm tra, rà soát về quy trình, nội dung, thể thức, thẩm quyền đối với các hồ sơ do các cơ quan, đơn vị trình Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã để ký ban hành hoặc cho ý kiến chủ trương.
Trong trường hợp các dự thảo văn bản, hồ sơ trình của các cơ quan, đơn vị chưa đảm bảo, Văn phòng HĐND và UBND cấp xã yêu cầu cơ quan, đơn vị trình hoàn chỉnh lại dự thảo hoặc thực hiện đầy đủ các trình tự, thủ tục theo quy định. Văn phòng HĐND và UBND cấp xã được yêu cầu các cơ quan, đơn vị cung cấp các tài liệu, thông tin, số liệu, văn bản có liên quan hoặc tham dự các cuộc họp, làm việc để nắm tình hình, thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã.
Trường hợp các yêu cầu trên không được đáp ứng thì Văn phòng HĐND và UBND cấp xã báo cáo cho Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã biết và chỉ đạo.
10. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức triển khai thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử và xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử; đầu mối triển khai kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương. Tổ chức quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin, cập nhật thông tin, bảo đảm an toàn và thông tin thông suốt phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo về hoạt động của Cổng Thông tin điện tử cấp xã và kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
11. Tham mưu, giúp Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức công tác tiếp công dân theo quy định của pháp luật hiện hành cho đến khi có các quy định mới của pháp luật về vấn đề này.
12. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân dân; Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin cho Cổng Thông tin điện tử và các hệ thống thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành được Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phân công. Nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và cải cách hành chính phục vụ nhiệm vụ được giao.
13. Thực hiện công tác tổng hợp, thông tin, báo cáo theo quy định.
14. Phối hợp với Phòng Văn hóa - Xã hội tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng đối với công chức làm công tác văn phòng của các phòng, ban cấp xã.
15. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm; thực hiện các chế độ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với công chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND cấp xã theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp xã.
16. Quản lý, sử dụng và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao. Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND cấp xã theo quy định của pháp luật.
17. Tham mưu UBND xã, Chủ tịch UBND xã ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của UBND xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực tư pháp theo quy định pháp luật; tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; quản lý công tác xây dựng pháp luật tại địa phương; tổ chức thi hành pháp luật; hành chính tư pháp; bổ trợ tư pháp; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; thi hành án dân sự, thi hành án hành chính; hướng dẫn, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác tư pháp; kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong các lĩnh vực tư pháp; tổ chức ứng dụng khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ…liên quan đến lĩnh vực tư pháp và các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
18. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao hoặc theo quy định của pháp luật.
Chương II
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ BIÊN CHẾ
Điều 4. Tổ chức và biên chế:
1. Văn phòng HĐND-UBND xã Cẩm Xuyên có Chánh Văn phòng, Phó chánh văn phòng và các công chức, người lao động khác.
a) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND xã và trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND xã;
b) Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng;
c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, kéo dài thời gian giữ chức vụ lãnh đạo quản lý, cho từ chức, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định theo quy định của pháp luật.
d) Công chức, người lao động của Văn Phòng do Chánh Văn phòng phân công theo dõi, phụ trách từng lĩnh vực công tác cụ thể và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.
2. Công chức chuyên môn, nghiệp vụ, người lao động Văn phòng HĐND-UBND xã Cẩm Xuyên được bố trí phù hợp với vị trí việc làm được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
3. Biên chế công chức của Văn phòng HĐND-UBND xã Cẩm Xuyên do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã quyết định trong tổng biên chế công chức của xã do cơ quan có thẩm quyền giao.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 5. Chánh Văn phòng, Phó Chánh văn phòng và cán bộ, công chức, người lao động Văn phòng HĐND-UBND xã Cẩm Xuyên chịu trách nhiệm thi hành quy định này.
Điều 6. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Cán bộ, công chức cơ quan và các tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện, phối hợp thực hiện tốt quy định của Văn phòng HĐND - UBND xã được khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Cán bộ, công chức cơ quan và các tổ chức, cá nhân nếu vi phạm những quy định này, tùy theo tính chất mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Điều khoản thi hành
Căn cứ Quy định này, Chánh Văn phòng HĐND-UBND xã có trách nhiệm cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ của đơn vị phù hợp với đặc điểm đơn vị nhưng không trái với những nội dung quy định này.
Trong quá trình thực hiện, trường hợp có khó khăn vướng mắc hoặc phát sinh những vấn đề cần bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ, Chánh Văn phòng HĐND-UBND xã phối hợp với phòng Văn hoá - Xã hội thống nhất trình UBND xã xem xét, quyết định./.